EKOLOGINEN TAPAHTUMA

Ekologisista tapahtumista on maailmalla puhuttu jo pitkään, mutta Suomessa ekologisuuden rantautumista on saatu odotella. Aihe on todella ajankohtainen ottaen huomioon puheet ilmastonmuutoksesta ja sen merkityksestä. Uskon, että pian Suomessakin tapahtuma-alan on pakko kiinnittää huomiota omiin ekologisiin ratkaisuihinsa. Uskon myös, että jatkossa tapahtuma kävijät vaativat ja odottavat ekologisia tapahtumia.

Tässä muutama vinkki ekologisempaan tapahtumaan.

• Monikäyttöiset messu- ja tapahtuma kalusteet. Panostus laadukkaisiin kalusteisiin ja rakenteisiin maksaa itsensä takaisin pidemmällä aikavälillä ja on myös ekologinen teko. Kannattaa siis harkita tarkoin kaikki hankintoja ja miettiä niiden käyttömahdollisuuksia pidemmällä aikavälillä.

• Digitaalisuus. Digitaalisuuden mukaan otto tapahtumatuotantoon vie liiketoimintaa eteenpäin ja tähän päivään. Plus se on ekoteko. Digitaalisuutta voi hyödyntää esimerkiksi kutsuissa, opasteissa, applikaatioina tai tunnelman luomisessa. Mielessä on vain pidettävä digi laitteiden sähkönkulutus.

• Sijainti. Tapahtuman paikka kannattaa valita tarkoin, koska sillä on väliä. Hyvin yhteyksien varrella tai jopa kävelymatkan päässä osallistujista olisi tavoitteellinen paikka. Tämä yksinään pienentää tapahtuman hiilijalanjälkeä huomattavasti. On myös tärkeää osata valita oikein mitoitetut ja sopivat tilat. Useilla tapahtumatiloilla on omia ympäristöohjelmia.

• Tarjoilut. Tapahtuman tarjoiluvalinnoilla on helppo vaikuttaa ekologisuuteen. Luomuruokaa, lähiruokaa, kasvisruokaa, vegaaniruokaa! Näitä kaikki tarjoillaankin jo monissa tapahtumissa, eikä kertakäyttöastioita juurikaan enää käytetä. Osallistujamäärän arviointi vaikuttaa myös ruokahävikkiin, mitä taidokkaammin osaa arvioida osallistujat, sitä vähemmän tulee hävikkiä.

Kaiken A ja O on hyvä ja ajoissa aloitettu suunnittelutyö!

Tiesitkö! Tapahtumapaikka Finlandia-talo palkitsee pyörällä saapuvat raikkailla smoothiella.

ASIAKASKOKEMUKSEN TRENDIT 2019

Löysin mielenkiintoisen artikkelin Futuelab:stä, jossa esitellään vuodelle 2019 asiakaskokemuksen trendejä (10kpl). Ajattelin tässä blogipostauksessa esitellä niistä muutaman mielestäni mielenkiintoisimman ja samalla pohtia kuinka olen itse havainnut näitä trendejä, tai jos en ole.

Kuten edellisessäkin postauksessa, myös asiakaskokemuksen trendeissä keskeisenä teemana on asiakkaiden tunteet, empatia ja tunneäly. Asiakaskokemuksen trendeissä puhutaan tunteiden tavoitteellistamisesta, joka onnistuu vain tunteita mittaamalla. Usein negatiiviset tunteet kestävät pidempään ja vaikuttavat syvemmin kuin positiiviset tunteet. Jo tämän takia on kannattavaa panostaa asiakaskokemukseen.

Tämä trendi on jo näkyvissä, koska omassakin työelämän kokemuksessa olen huomannut kasvavan panostuksen asiakaspalveluun. Sen nostaminen kaiken, jopa liikevaihdon yläpuolella on selvä merkki asiakaskokemuksen merkittävyydestä. On tutkittu, että 2/3 asiakaskokemuksesta on tunnetta. Tämän potentiaalin hyödyntäminen on paitsi liikevaihdollisesti kannattavaa, myös suuri kilpailuetu muihin saman toimialan yrityksiin.

Toinen itselleni mielenkiintoinen aihe oli kivijalka myymälöiden kokemus. Itse työskentelen kivijalka vaateliikkeessä myyjänä ja sen takia koin tämän aiheen kiinnostavana. Verkkokauppojen räjähdysmäinen lisääntyminen on haastanut kivijalan sekä tukkukaupan. Verkkokauppojen helppous kiinnostaa ihmisiä, koska pienellä vaivalla löytää halvempia tuotteita ja parhaimman tiedon äärelle.  Vuonna 2019, myymälöiden on tarjottava asiakkailleen kokemus, jonka takia tämä tulisi mieluummin asioimaan kivijalkaan kuin verkkokauppaan.

Uskon tämän trendin näkyvän varsinkin hyvin pärjänneiden liikkeiden toiminnassa. Tällaiset myymälät, jotka tarjoavat asiakkailleen brändejä, tapahtumia ja vuorovaikutuksen pärjäävät markkinoilla. Myymälöiden on tarjottava asiakkailleen elämys, joka jättää muistijäljen. Monet yritykset ja kivijalka myymälät ovat lähivuosina joutuneet lopettamaan toimintansa ja uskon tämän olleen yksi asia, johon he eivät olleet tarpeeksi panostaneet.

PALVELUMUOTOILUN TULEVAISUUS

Luin mielenkiintoisia artikkeleita koskien palvelumuotoilun tulevaisuutta, mutta ennen sitä on hyvä määritellä lyhyesti mitä palvelumuotoilu tarkoittaa.

Palvelumuotoilu on syntynyt yhteiskunnan työllisyysrakenteen muutoksen vuoksi. Palvelut ovat nykyisin suurin toimiala työllisyyrakenteessa, ohittaen maatalousalan ja teollisen tavarantuotannon. 

Palvelumuotoilu on menetelmä kehittää tehokkaasti olemassa olevia palveluita. Tavoitteena on kehittää palvelukokemusta asiakaslähtöisesti. Palvelumuotoilussa asiakas on aina keskiössä. Kuitenkin sanan palvelumuotoilu yksinkertainen määrittäminen on haastavaa, koska se pitää sisällään monia toimintoja. 

Lamian Head of Design Saana Turunen kiteyttää palvelumuotoilun hyvin:

 “Palvelumuotoilu on sateenvarjokäsite, johon yhdistyy elementtejä muotoilusta, käytettävyyssuunnittelusta, myynnistä ja markkinoinnista.”

Lukemissani artikkeleissa puhutaan asiakaslähtöisyyden kasvavasta roolista palvelumuotoilussa. Palvelukokemus on aina yksilöllinen ja sen takia merkittävä. Täytyy ymmärtää kohderyhmää kelle ollaan tuottamassa palveluita. 

Tänä päivänä ihmiset ovat hyvin kärsimättömiä, kaikki halutaan heti ja nyt. Varsinkin palvelut. Automatisaatio on auttanut tässä suuresti, ja luultavasti se tulee osaksi myös palvelumuotoilua ja ihmisten palvelemista. 

Nykypäivän asiakkaat arvostavat aitoutta, hyödyllisyyttä ja elämyksellisyyttä. Enää mainonta, markkinnointi tai brändäys ei yksinään riitä. Palvelumuotoilu on työkalu, jonka avulla voidaan ratkoa yrityksen liiketoiminnan haasteita. Yrityksen on oltava hyödyllinen asiakkailleen, koska sitä arvostetaan kaikista eniten.

Loistavien palvelumuotoilijoiden on oltava empaattisia, joilla on herkkyyttä tunnistaa erilaiset asiakkaat ja heidän tarpeet. Empatia jo tunneäly nousivat monessa artikkellissa keskeiseksi teemaksi tulevaisuuden palvelumuotoilussa. Kun yritys haluaa selvitää asiakkaiden piileviä tarpeita, joita kutsutaan myös emotionaalisiksi tarpeiksi ja kehittää elämyksellisiä ratkaisuja, antaa palvelumuotoilu tähän työkalut. Tällä hetkellä empatiaa ohjelmoidaan myös digitaalisiin vuorovaikutustapoihin ja keinoälyyn.

LOVE ME DO - HURMAAVAN ERILAINEN HÄÄTAPAHTUMA

Viiden kuukauden harjoitteluni aikana Love me do -häämessuilla pääsin osallistumaan häämessujen tuotantoon, markkinointiin sekä itse tapahtumaan. Tässä blogipostauksessa syvennyn enemmän tapahtumapäiviin.

Love me do – hurmaavan erilainen häätapahtuma järjestää suomen suurimmat häämessut. Häämessut ovat kaksi kertaa vuodessa Helsingin kaapelitehtaalla, lokakuussa ja tammikuussa. Lokakuun messut ovat yksi päiväiset ja tammikuun messut kestävät kaksi päivää. Messuilla on joka kerta noin 150 hääalan yrittäjää esittelemässä omaa toimintaansa, muun muassa pitopaleluita, morsiusliikkeitä, kultaseppiä ja kalustevuokraajia. Kävijöitä messut keräävät noin 3000-5000 ihmistä. 

Pääsin osallistumaan messuihin rakennuksesta, purkuun asti. Rakennusvaiheessa pääsin mitoittamaan tulevia näytteilleasettajien paikkoja, järjestelmään taukotiloja, tekemään sosiaalisen median päivityksiä sekä hoitamaan lukuisia juoksevia asioita. Tämä ”vaihe” kestää kaksi kokonaista päivää. Messuja edeltävänä iltana näytteilleasettajat saavat tulla messuhalliin rakentamaan omia pisteitään. Tässä vaiheessa minun työnkuvani oli tehdä päivityksiä, kierrellä messuhallissa ja auttaa näytteilleasettajia kaikessa mahdollisessa. Messuja rakennettiin 12h per päivä.

Sain messujen ajaksi vastuulleni kattauskilpailun. Kattauskilpailuun osallistui kaksitoista hääalanyritystä, jotka saivat itselleen pöydän koristeltavaksi. Kuvautin jokaisen pöydän ja ne laitettiin omalle @juhlakattaukset Instagram tilille, jossa messukävijät pääsivät äänestämään omaa suosikkiaan tykkäämällä. Äänestäjien kesken arvottiin lahjakortti Calligraphenille, juhlatarvikkeiden erikoisliikkeeseen. Luonnollisesti myös eniten ääniä saanut kattaus voitti itselleen tittelin ”kaunein kattaus”.

Tämän lisäksi toimin messujen ajan catwalk katsomo vastaavana. Tehtäväni oli varmistaa, että kutsuvieraille on paikat varattuina, jakaa mainosesitteitä katsojille sekä varmistaa että catwalk alue on mahdollisimman siisti. Muotinäytöksiä messujen aikaan on noin puolen – tunnin välein. Sekä luonnollisesti hoidin samalla paljon juoksevia asioita sekä vastasin näytteilleasettajien kysymyksiin parhaani mukaan.

Tämä tapahtuma opetti todella paljon tapahtumatuotannosta. Varsinkin tapahtumapäiviin osallistuminen antoi konkreettista kuvaa tapahtuman järjestämisestä ja sen haastavuudesta. Yhdenkin päivän järjestämisessä on valtavasti työtä. Kaikki asiat täytyy ottaa huomioon ja muistaa. Koska messuja järjestetään todella pienellä työntekijä määrällä, jokaisella on tärkeä rooli. Pidin siitä, että sain ottaa vastuuta hoitaa kattauskilpailu sekä osallistua ”täysvaltaisena” jäsenenä messujen järjestämiseen.  

VEGEMESSUT

Osallistuin lauantaina 24.2. Helsingin kaapelitehtaalla järjestettyihin vegemessuihin muutaman ystäväni kanssa. Lähdin sinne maistelemaan ja katsomaan uusimpia ruoka trendejä vastuullisesta näkökulmasta. Samaan aikaan lähdin tutkimaan, miten messut olivat järjestetty, miten markkinointi hoidettua ja minkälaisen kokonaiskokemuksen saisin näin vierailijana. 

Saavuimme paikalle aamupäivällä, noin kello 11 aikaan. Paikalla oli jo tällöin suhteellisen paljon ihmisiä ja jouduimme jonottamaan ulkona. Jonottaessa kuulin järjestyksenvalvojalta, että aamulla heti messujen avattua oli jonoa ollut monta kymmentä metriä. Jonottaminen kesti yllättävän pitkään ja palvelu oli hidasta. Ensimmäinen epäkohta.

Lopulta pääsimme sisälle, veimme takkimme narikkaan ja lähdimme tutkimana messuja. Toinen epäkohta mikä tuli vastaan heti kun pääsimme alueelle, todella ahtaat käytävät. Ihmisiä oli valtavasti ja tilaa hyvin vähän. Liikkuminen oli hankalaa, joka selvästi ärsytti monia ihmisiä, itseni mukaan lukien. Positiivista oli kuitenkin se, että palvelu kaikilla pisteillä oli todella asiakaslähtöistä, lämmintä ja iloista. 

Päivän edetessä ruuhka tilanne vain paheni. Suurin ihmisvirtaus oli noin kello 12-14, jolloin liikkuminen alueella oli äärettömän raskasta ja hidasta. 

Koko viikonlopun aikana messuilla vieraili yli 8000 ihmistä ja messuilla oli yli 60 yritystä. Tapahtuman jälkeen luin uutisista, että kävijämäärä oli yllättänyt myös järjestäjät, ja sen valitettavasti huomasi. Ensimmäisen päivän kävijätavoite oli ollut 3000 kävijää, joka tuli täyteen jo alkuiltapäivästä. Kaapelitehtaan merikaapelihallissa ja pannuhallissa on kapasiteettia noin 3300kävijälle kerrallaan, joka varmasti ylitettiin reippaasti keksipäivän aikaan.

Jäin pohtimaan miten tapahtumasta olisi saanut miellyttävämmän ja mieleeni tuli kaksi eri vaihtoehtoa. Toinen oli yksinkertaisuudessaan, messut isompaan paikkaan. Selvästi messut kiinnostavat ihmisiä ja voisi olettaa kävijämäärien vain nousevan tulevaisuudessa. Vaikka vegaaneja ei Suomessa ole kuin muutama prosentti, kasvisruokailu kiinnostaa yhä useampaa ihmistä. On arvioitu, että noin 50-70% haluaa vähentää lihansyömistä, ja juuri näitä ihmisiä toivotaan/odotetaan messuilla käyvän. Isommat tilat mahdollistaisivat myös useamman yrityksen pääsemisen osaksi messuja ja tietenkin loisi kävijälle miellyttävämmän kokemuksen.

Toinen vaihtoehto, joka tuli esille ystävieni kanssa keskustellessa, mitä jos vegemessut yhdistäisi osaksi ruoka&viini -messuja. Nimenomaan kasvisruokailu kiinnostaa tänä päivänä yli puolta suomalaisista, ja varsinkin pääkaupunkiseudun alueella se on kovassa nousussa.  Eikä voi kieltää sitäkään faktaa, että kasvisruokailu ja lihan vähentäminen tulevaisuudessa tulee olemaan ihan välttämätöntä ilmastonmuutoksen takia. Joten mikäli nämä vegemessut saisi yhdistettyä ruoka messujen kanssa, saataisiin laajennettua myös kohderyhmää ja mahdollisesti innostettua uusia ihmisiä vastuullisemmasta ruuasta ja sen valtavasta valikoimasta.

Vielä yksi pointti! Koin messujen markkinoinnin kohdistuvan lähes tulkoon kokonaan Helsingin alueelle. Omassa kaveripiirissäni on paljon vegaaneja ja kasvissyöjiä, joten heidän sosiaalisen median päivitysten takia olin itsekin hyvin ajantasalla tapahtumasta. Kuitenkin mikäli asuisin vaikka Kouvolassa, eikä ystäväpiirissäni olisi kasvisruokailusta kiinnostuneita, olisikohan markkinointi tavoittanut minua ollenkaan? -Epäilen.

SALPAUSSELÄN KISAT

Osallistuin la 3.3. Salpausselän kisojen yleisötutkimuksen tekemiseen. Tarkoituksena oli haastatella ihmisiä eri ikäryhmistä, eri sukupuolia ja saada kerättyä mahdollisimman paljon aineisto tyytyväisyyskyselyyn. Oma vuoroni oli heti lauantai aamuna klo 10-13. Kävijöille ovet aukesivat 10:30 ja virallinen kisaohjelma alkoi klo 11:45 sprintin karsinnoilla. Luonnollisesti heti klo 10:30 ihmiset eivät vielä osanneet antaa mielipiteitä kisoista, koska vasta saapuivat sisälle. Onnkesi muutama oli käynyt jo perjantaina katsomassa harjoituksia ja heiltä sai vastauksia. Vilkkain aika alkoi olla kun kello lähesty 12:15, kun alkoi parisprintti, tällöin sain kerättyä myös eniten aineistoa tutkimukseemme. 

Koin tämän kyselyn tekemisen melko haasteelliseksi, lähinnä aikaisen ajankohdan takia. Kiersimme alueella pienemmissä porukoissa haastattelemassa ihmisiä, omaan tiimiini kuului itseni lisäksi kaksi muuta. Asetimme tavoitteen haastatella 20ihmistä tuon kolmen tunnin aikana. Loppujen lopuksi saimme haastateltua 21ihmistä, minun osuuteni oli 7. Huomasin melko nopeasti haastatteluja tehdessäni, että kysely on aivan liian pitkä ja "monimutkainen", ihmiset kerkesivät jo hieman hermostumaan kesken haastattelun. Joten loppuvaiheessa lyhensin kysymysiä reilusta, enkä kysynyt uudestaan samantyyppisiä kysymysiä jos he eivät siihen ensimmäiselläkään kerralla osanneet vastata. Tämä auttoi huomattavasti ja haastattelu tilanteesta tuli miellyttävämpää. 

Omat arvioni (asteikko 1-5, jossa 1:huono, 5:loistava):

Paikat alueella: 3

Palvelut: 4

Tunnelma: 3

Visuaalinen ilme: 2

Markkinointi: 2

Kokemus: 3

Katsojen näkökulmasta tapahtuma oli hyvin järjestetty. Aluelle oli helppo löytää, opasteet olivat selkät ja erilaisia palveluita löytyi runsaasti. Omaan silmääni visuualinen näkyvyys oli laimea, eikä loppuun asti viimeistelty. Toinen merkittävä miinus, jonka tajusin kisa-alueella ollessani, että kisojen markkinointi ei ollut tavoittanut minua mistään muualta kuin koulusta. Ilman tätä yleistötutkimusta en olisi edes tiennyt, että Lahdessa järjestetään mitään kisoja kyseisenä  viikonloppuna.

ITIS HENKILÖKUNNAN BILEET

Pääsin osallistumaan lauantaina 3.2. Itiksen henkilökunnan juhliin. Lähtökohtana oli, että Itis halusi kiittää työntekijöitään järjestämällä heille sirkus teemaiset bileet. Juhlissa oli ennustajatelttoja, musiikki esiintyjiä (HesaÄijä, Teflon Brothers), tankotanssijoita, sekä tietenkin ruokaa ja juomaa. Minun tehtäväni tapahtumassa oli huolehtia ympäristön siisteydestä ja avustaa rakennus/purku töissä. 

Olen jonkun verran ollut mukana erilaisissa tapahtuman järjestämisissä, mutta en ikinä "bileiden" järjestämisessä. Ennen rakennus vaihetta meille kaikille annettiin selkeät ohjeet kuka tekee mitäkin ja mihin kohtaan kaikki rakennelmat tulee. Huomasi, että kaikki asiat oli todella loppuun asti mietittyjä, esimerkiksi "narikan paikka heti ulkooven läheisyyteen" ym. Oli mielenkiintoista nähdä kuinka parissa tunnissa pystyttiin muuttamaan ostoskeskus juhla areenaksi. Yhteistyötä parhaimillaan! Kun rakenteet oli saatu paikoilleen, oli juhlat valmiina alkamaan. 

Itse bileet kestivät n.6 tuntia (20-02). Kaikki vaikuttivat todella tyytyväisiltä ja juhla tunnelma oli korkealla. Ruuhkaisin aika tapahtumassa oli noin kello 21-00. Meille työntekijöille päivä oli kuitenkin paljon pidempi, aikaa kului juhlien rakentamiseen ja purkuun. Laskin että siitä hetkestä kun lähdin kotoa siihen hetkeen kun olin taas kotona meni 11tuntia. Joten päivä oli kohtuullisen raskas.

Vaikka omat tehtäväni eivät mielestäni tukeneet kovinkaan paljoa opiskelujani/ammattipätevyyttäni, opin silti paljon uutta. Ei sitä tule itse ajattelleeksikaan kuinka paljon pohja työtä vain 6tunnin bileissäkin on. Täytyy miettiä kutsut asiakkaille, alkoholiluvat, turvallisuus asiat, erikseen sopia järjestystenvalvojien kanssa että ei laiteta hälytyksiä päälle niinkuin normaalina lauantaina, löytää tilat ja eväät esiintyjille ja työntekijöille jossa he voivat pitää taukoja ja hakea energiaa, visuaaliset yksityiskohdat ja niin paljon muutakin. Näihin juhliin oli vielä extrana hoidettu asiakkaille mahdollisuus ilmaiseen bussikyytiin Itiksestä Helsingin keskustaan, joka on varmasti pitänyt varata paljon ennen itse tapahtumapäivää.  Se varmasti onkin onnistunuiden juhlien salaisuus, perusteellinen suunnittelu etukäteen, odotusten ylittäminen, yksityiskohtien hiominen ja työntekijöiden ohjeistaminen/palkitseminen.

Hyvät bileet!

-Petra